طراحی اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

ابتدا بیایید تعریف کنیم که اتوماسیون اداری چیست. اتوماسیون اداری یک اصطلاح کلی است که به انواع مختلف سیستم های کامپیوتری و نرم افزارهایی اطلاق می شود که برای جمع آوری دیجیتالی ذخیره سازی انتقال تغییر و استفاده از اطلاعات اداری به منظور انجام وظایف مورد استفاده قرار می گیرند. به طور کلی اتوماسیون اداری به مدیریت داده ها کمک می کند.

اتوماسیون اداری این امکان را فراهم می کند که داده ها بدون دخالت انسان منتقل شوند. از آنجایی که انسان ها از این معادله حذف می شوند هیچ گونه خطای دستی رخ نمی دهد. آنچه که زمانی با یک ماشین تحریر آغاز شد اکنون به مجموعه ای از ابزارهای اتوماسیون و الکترونیکی تبدیل شده است که نحوه کار افراد را تغییر داده اند.

بخش های اصلی اتوماسیون اداری

جنبه های زیادی از اتوماسیون اداری وجود دارد اما می توان آن ها را به راحتی به دسته های زیر تقسیم کرد:

ذخیره سازی اطلاعات

این شامل ثبت اطلاعاتی مانند فرم ها اسناد فایل ها تصاویر و صفحات گسترده می شود. ذخیره سازی اطلاعات عموما در قالب های پردازشگرهای کلمه یا صفحات گسترده انجام می شود اما می تواند پیچیده تر نیز باشد مانند رکوردها در یک سیستم مدیریت محتوا (CMS) یا ابزارهای نرم افزاری اتوماسیون مانند SolveXia.

تبادل داده

سیستم ها امکان تبادل اطلاعات به صورت لحظه ای را فراهم می کنند مانند دستگاه های فکس یا ایمیل ها. ابزارهای نرم افزاری اتوماسیون نیز در این دسته قرار می گیرند زیرا می توانید به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارید و گزارش ها را بین افراد ارسال کنید.

مدیریت داده

اتوماسیون اداری باید به راحتی قابل مدیریت بین طرف های مختلف و اطلاعات مربوطه باشد. به این ترتیب سیستم های اتوماسیون اداری می توانند داده های کوتاه مدت و بلندمدت را مدیریت کنند از جمله برنامه های مالی هزینه های بازاریابی مدیریت موجودی و غیره.

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

کسب وکارها بسته به نیاز خود از ابزارهای اتوماسیون اداری به میزان کم یا زیاد استفاده می کنند. بدون در نظر گرفتن میزان استفاده مزایای اتوماسیون اداری گسترده و قابل توجه است:

1. صرفه جویی در زمان

با کاهش نیاز به انجام دستی وظایف همه می توانند کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهند.

2. کاهش خطاها

حتی با تیم های باتجربه اشتباهات اجتناب ناپذیر هستند به ویژه زمانی که با وظایف تکراری و داده محور سروکار داریم. اتوماسیون اداری خطاها را از بین می برد.

3. حل سریع تر مشکلات

فرآیندها زمان کمتری برای تکمیل نیاز دارند و مسائل نیازمند به حل نیز سریع تر رفع می شوند.

4. شفافیت بیشتر

با استفاده از نرم افزار برای حرکت دادن وظایف تا تکمیل شفافیت بیشتری وجود دارد و قابلیت بهبود فرآیندها افزایش می یابد زیرا همه می توانند وضعیت یک فرآیند را بررسی کنند. علاوه بر این مشاهده مکان هایی که هدررفت یا تکرار تلاش ها رخ می دهد آسان تر است بنابراین می توانید فرآیندها را حتی در زمان واقعی بهبود ببخشید.

5. بهبود تصمیم گیری

با دسترسی به داده ها و پیش بینی ها صاحبان کسب وکار مدیران اجرایی مدیران و ذینفعان اطلاعات لازم برای اتخاذ تصمیمات آگاهانه را در اختیار دارند.

6. اندازه گیری

بهبود معیارها و نظارت بر شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) به جای حدس و گمان درباره عملکرد فرآیندها و افراد به پاسخ های شفاف و بینش های واقعی منجر می شود.

7. رضایت کارکنان

از آنجا که کارکنان دیگر نیازی به انجام کارهای تکراری یکنواخت و خسته کننده ندارند می توانند زمان خود را به مسئولیت هایی که نیاز به تفکر انسانی دارند اختصاص دهند. این امر به افزایش رضایت شغلی کارکنان کمک می کند زیرا آن ها ارزش خود را درک می کنند.

8. بهبود خدمات مشتری

از آنجا که جریان های کاری ساده تر شده اند می توانید ارزش را به مشتریان خود به طور مستقیم تر و با تاخیر کمتر ارائه دهید. خدمات مشتری بهتر می تواند به افزایش وفاداری مشتریان و حفظ آن ها منجر شود.

چالش های اتوماسیون اداری چیست؟

هنگام انتخاب یک ابزار اتوماسیون اداری بسیار مهم است که اهداف منابع و ارتباطات خود را به وضوح مشخص کنید. در غیر این صورت ممکن است با چالش ها و معایبی مواجه شوید از جمله:

1. عدم تطابق با نیازها

امکان دارد نرم افزاری که انتخاب می کنید نیازهای شما را به طور کامل برآورده نکند. به عنوان مثال ممکن است راه حلی داشته باشید که جریان های کاری را ساده تر می کند اما فاقد تحلیل ها و بینش های لازم است. بهتر است ابتدا نیازها و خواسته های خود را مشخص کنید درخواست یک دموی نرم افزار دهید و پیش از پیاده سازی سوالات مناسب را بپرسید تا مطمئن شوید که راه حل انتخابی تمامی نیازهای شما را پوشش می دهد.

2. افزایش ریسک

از آنجایی که نرم افزار اتوماسیون اداری به داده های حساس دسترسی خواهد داشت پیدا کردن یک راه حل با امنیت در سطح سازمانی بسیار مهم است. در غیر این صورت شما به جای کاهش ریسک های کسب وکاری مانند ریسک های تطبیق با قوانین و سایر ریسک ها خطرات بیشتری را به کسب وکار خود اضافه می کنید.

3. مشکل در مقیاس پذیری

برخی ابزارها نمی توانند با رشد کسب وکار شما سازگار شوند. ممکن است با افزایش حجم درخواست های اتوماسیون این ابزارها با مشکلاتی مانند تاخیر و ترافیک مواجه شوند. به همین دلیل مهم است که یک راه حل مقیاس پذیر مانند SolveXia پیدا کنید که بتواند با رشد کسب وکار شما همگام شود بدون اینکه کیفیت و سرعت را فدا کند.

عناصر اساسی یک ابزار اتوماسیون اداری چیست؟

افزودن کارایی به جریان های کاری با استفاده از ابزار اتوماسیون اداری بسیار مطلوب است. اما دانستن اینکه به دنبال چه عناصری در راه حل انتخابی خود باشید کلیدی است. این عناصر را در نظر بگیرید:

1. سازگاری با موبایل

احتمالا برخی یا همه ی نیروی کار شما به صورت موبایل یا دور از میز دفتر کار می کنند. با وجود کارکنان از راه دور نیاز به یک راه حل موبایل ضروری است. راه حل های مبتنی بر ابر با دسترسی به موبایل این امکان را به راحتی فراهم می کنند.

2. طراح بصری

از آنجا که شما انواع مختلفی از جریان های کاری را خودکار خواهید کرد باید راه اندازی فرآیندها ساده باشد. راه حل های اتوماسیون مالی مانند SolveXia با یک کتابخانه از الگوهای پیش ساخته جریان کاری همراه هستند که می توانید از آن ها انتخاب کنید یا در صورت تمایل به سفارشی سازی با قابلیت کشیدن و رها کردن این کار را انجام دهید (درست است- نیازی به دانستن کدنویسی نیست).

3. یکپارچگی

اتوماسیون اداری به دسترسی به داده ها وابسته است. از آنجا که شما از فناوری هایی استفاده می کنید که داده ها را جمع آوری و ذخیره می کنند راه حل جدید شما باید قادر به یکپارچه سازی و کار با تکنولوژی های موجود شما باشد.

4. گزارش ها

آیا ابزار اتوماسیون اداری شما همه انتظارات شما را برآورده می کند؟ با استفاده از تحلیل ها گزارش ها و داشبوردها بازگشت سرمایه (ROI) را کمی سازی کنید و از حدس و گمان دوری کنید.

5. کنترل دسترسی

از آنجا که بسیاری از ابزارهای اتوماسیون اداری با داده های حساس سروکار دارند احتمالا نمی خواهید همه به یک میزان از دسترسی ها برخوردار باشند. با کنترل های دسترسی می توانید تعیین کنید که چه کسی به داده ها و ابزارهای مختلف دسترسی داشته باشد.

بخش های ضروری برای اتوماسیون

هنگام وارد کردن اتوماسیون به سازمان خود با دو تصمیم بزرگ روبرو خواهید شد. ابتدا چه چیزی را می خواهید اتوماتیک کنید؟ و دوم چه ابزاری برای این کار مناسب است؟ در معرفی یک ابزار فناوری جدید مدیریت تغییرات مهمی باید مورد توجه قرار گیرد که شامل: درک ابزار و هدف آن آموزش کافی و ذهنیت مثبت برای استفاده کنندگان از آن می شود. بیایید نگاهی به چگونگی دستیابی به همه ی این ها بیندازیم.

1. انتخاب ابزار مناسب

بهترین ابزارهای اتوماسیون دارای ویژگی های ضروری بسیاری هستند. در اینجا نحوه کمک ابزارهای اتوماسیون به کسب وکار شما مانند Solvexia که یک ابزار اتوماسیون تحلیلی انسانی است آورده شده است:

طراحی ساده جریان کاری: ابزارهای اتوماسیون باید زندگی کارکنان شما را آسان تر کنند و نه پیچیده تر. این بدان معناست که جریان های کاری و طراحی آن ها باید به گونه ای باشد که استفاده از آن ها آسان و شهودی باشد. این ابزار می تواند فرآیندهای داخلی شما مانند تطبیق حساب ها را به انجام برساند بدون نیاز به تیم IT یا کد نویسی توسط کسی. به جای آن می توانید از کتابخانه ی دستورات استفاده کنید و هر فرآیندی را به راحتی انجام دهید.

سازگاری با موبایل: امروزه کارکنان و رهبران کسب وکار همیشه در حال حرکت هستند. داشتن یک ابزار سازگار با موبایل و قابل دسترسی به این معناست که شما هیچ تبادل اطلاعاتی را زمانی که خارج از دفتر یا دور از کامپیوتر هستید از دست نخواهید داد.

یکپارچگی نرم افزار: احتمالا شما هم اکنون ابزارهای اتوماسیون اداری را برای کسب وکار خود استفاده می کنید. چه Slack Google Sheets Dropbox Salesforce Mailchimp یا هر نرم افزار دیگری باشد بهترین حالت زمانی است که این ابزارها بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

گزارش ها و تحلیل ها: شما می خواهید بتوانید به صورت مداوم اندازه گیری کنید که آیا ابزارهای شما به نفع شما کار می کنند یا خیر. راه حل های نرم افزاری با گزارش ها و تحلیل ها می توانند این جنبه مدیریت را برای شما انجام دهند. این ابزارها نه تنها تحلیل هایی براساس داده ها و کسب وکار روزمره شما فراهم می کنند بلکه می توانید گزارش های داخلی ایجاد کنید که نشان دهد چه تعداد ساعت برای یک وظیفه صرف شده است به عنوان مثال.

کنترل دسترسی: با هر نرم افزاری که با داده ها سروکار دارد یکی از ملاحظات حیاتی کنترل و امنیت است. ابزارهایی مانند SolveXia امکان کنترل دسترسی را فراهم می کنند به این معنا که می توانید دسترسی ها را فقط به کسانی که باید داشته باشند محدود و اعطا کنید. همچنین می توانید ببینید که چه کسی چه تغییراتی در داده ها ایجاد کرده و چه زمانی بنابراین مسیرهای حسابرسی معتبر و دقیق هستند.

2. ارائه آموزش مناسب

ابزار مناسب فقط زمانی کارآمد است که افراد سازمان از آن استقبال کنند. برای افرادی که در سازمان شما مسئول مدیریت فرآیندهای مختلف هستند ابزارهای اتوماسیون به کاهش بار وظایف دستی و تکراری کمک می کنند. این امر ابتدا نیازمند آموزش مناسب و درک چگونگی عملکرد ابزار است. بهترین نرم افزارهای موجود در بازار نه تنها برای ایجاد رابط های کاربری آسان طراحی شده اند بلکه آموزش و پشتیبانی نیز ارائه می دهند.

آموزش مناسب برای افرادی که به آن علاقه مند هستند بهترین کارایی را دارد. به عنوان یک رهبر کسب وکار می توانید به ایجاد فرهنگ سازمانی که به تغییر و بهبود مستمر باز است کمک کنید. یکی از راه های انجام این کار تمرین بهبود مستمر فرآیندهاست.

خدمات تارنما در طراحی اتوماسیون اداری

1. طراحی و پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد (DMS) ما در تارنما سیستم های مدیریت اسناد پیشرفته ای را طراحی و پیاده سازی می کنیم که به شما کمک می کند تا اسناد و مدارک خود را به صورت دیجیتالی ذخیره مدیریت و بازیابی کنید. این سیستم ها به بهبود بهره وری و کاهش هزینه های نگهداری اسناد کمک می کنند.

2. اتوماسیون فرآیندهای مالی و حسابداری با استفاده از ابزارهای اتوماسیون مالی و حسابداری می توانید فرآیندهای مالی خود را به صورت خودکار انجام دهید و دقت و سرعت را افزایش دهید. ما سیستم های مالی جامع و کاملی ارائه می دهیم که تمامی نیازهای مالی شما را پوشش می دهند.

3. اتوماسیون منابع انسانی ما راه حل های اتوماسیون منابع انسانی را ارائه می دهیم که به شما کمک می کنند تا فرآیندهای مرتبط با استخدام آموزش ارزیابی عملکرد و مدیریت کارکنان را بهینه سازی کنید. این سیستم ها به بهبود رضایت کارکنان و افزایش بهره وری کمک می کنند.

4. اتوماسیون مدیریت پروژه ابزارهای اتوماسیون مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهند تا پروژه ها را به صورت کارآمدتر مدیریت کنید. ما سیستم هایی طراحی می کنیم که به شما کمک می کنند تا وظایف را تخصیص دهید پیشرفت پروژه ها را پیگیری کنید و نتایج را ارزیابی کنید.

5. اتوماسیون ارتباطات و همکاری با استفاده از ابزارهای اتوماسیون ارتباطات و همکاری می توانید ارتباطات داخلی و خارجی سازمان خود را بهبود بخشید. ما راه حل هایی ارائه می دهیم که به شما کمک می کنند تا ارتباطات را بهینه کنید و همکاری های تیمی را تقویت کنید.

6. اتوماسیون فرآیندهای اداری و دفتری ابزارهای اتوماسیون فرآیندهای اداری و دفتری به شما کمک می کنند تا وظایف تکراری و زمان بر را به صورت خودکار انجام دهید و بهره وری را افزایش دهید. این ابزارها شامل اتوماسیون تایپ بایگانی کپی فکس و مدیریت سوابق هستند.

اتوماسیون شرکت خود را به تارنما بسپارید

1. تجربه و تخصص: با سال ها تجربه در طراحی و پیاده سازی انواع اتوماسیون اداری تارنما به یکی از معتبرترین شرکت ها در این حوزه تبدیل شده است.
2. تکنولوژی های به روز: ما از جدیدترین تکنولوژی ها و استانداردهای روز دنیا برای طراحی و پیاده سازی سیستم های اتوماسیون اداری استفاده می کنیم.
3. راه حل های سفارشی: هر سازمان نیازهای خاص خود را دارد. ما راه حل های سفارشی و منحصربه فردی ارائه می دهیم که به طور کامل با نیازهای شما هماهنگ هستند.
4. پشتیبانی کامل: تیم پشتیبانی ما همیشه آماده است تا به سوالات و مشکلات شما پاسخ دهد و اطمینان حاصل کند که سیستم های شما همیشه در بهترین حالت ممکن باشند.
5. بهبود مستمر: ما به بهبود مستمر فرآیندها و سیستم های اتوماسیون اداری اعتقاد داریم و همواره به دنبال راه حل های نوآورانه هستیم.

همین امروز با ما تماس بگیرید و از مشاوره رایگان ما بهره مند شوید. تیم تارنما آماده است تا شما را در مسیر بهینه سازی و افزایش بهره وری سازمانتان همراهی کند.